Empieza la temporada alta de bodas, el verano. La época en la que más bodas se celebran de todo el año. Organizar una boda lleva su trabajo, es importante que no fastidiemos todo un año de planificación por una mala coordinación el día de la boda. Por eso hoy veremos los puntos importantes para que vuestra boda sea un éxito.
¿ Cómo conseguir que vuestra boda sea un éxito ?
Damos por hecho que ya tenéis a todos los proveedores contratados. La decoración diseñada, todas las invitaciones entregadas y prácticamente todo listo. En otros post veremos lo que debemos de tener en cuenta en la organización. Hoy nos vamos a centrar en la coordinación.
Para coordinar el día B vamos a repasar punto por punto todos los momentos que pasarán el día de vuestra boda y os voy explicando qué debéis de tener en cuenta en cada uno de ellos.
Preparación de los novios
Bien. Lo primero que tendréis que fijar es a que hora debéis de comenzar a prepararos. Para ello tendréis en cuenta la hora de la ceremonia y de ahí empezáis a contar para atrás.
Poneros en contacto tanto con la peluquería y como con la maquilladora para que os diga cuánto va a tardar en dejaros listas. Si os va a arreglar en vuestra casa o en el hotel donde os vayáis a vestir no tendréis que contar con el tiempo de desplazamiento. En caso de que tengáis que desplazaros tendréis que tener en cuenta ese tiempo también.
Lo mismo para el novio.
Es habitual que el fotógrafo haga fotografías de los preparativos. Primero al novio y después a la novia. Así que debemos de fijar también con el fotógrafo tanto la hora de llegada a casa del novio como de la novia.
¿Quién se va a encargar del ramo de la novia? ¿La floristería te lo trae a casa o hay que ir a buscarlo? Es importante dejar estos detalles bien atados para no tener contratiempos.
Lo mismo pasa con los coches que os llevarán hasta la ceremonia. En caso de que los vayáis a decorar también es importante coordinar si hay que llevar los coches a la floristería o si es la floristería la que se encarga de ir a decorarlos. Si habéis contratado un servicio de alquiler de coches es importante que tanto esta empresa como la floristería se pongan de acuerdo en este asunto y fijen horarios.
No nos podemos olvidar tampoco de los prendidos para el padrino y el novio.
Para esta primera fase debemos coordinar los siguientes proveedores:
- Peluquería y maquillaje
- Fotógrafo y Vídeo
- Chófer y empresa de alquiler de coche
- Floristería (coche, ramo y prendidos)
Fijar todos los horarios con cada uno de los proveedores teniendo en cuenta el desplazamiento hasta el lugar de la ceremonia.
Desplazamiento de los invitados
Si habéis contratado una empresa de autobuses para el desplazamiento de los invitados hay que coordinar con ellos las paradas que deben hacer. Teniendo en cuenta el horario de la ceremonia y las paradas necesarias podrán calcular el horario de recogida.
Se recomienda que los invitados lleguen unos 20 minutos antes del comienzo de la ceremonia.
Para el desplazamiento hay que coordinar con la empresa de autobuses:
- Paradas
- Invitados
- Horarios
Con este proveedor también tenemos que coordinar el regreso… lo veremos más adelante.
Ceremonia
Tanto si la ceremonia es civil como religiosa debemos de tener claros los tiempos. Teniendo en cuenta las lecturas que queréis hacer, los ritos y si hemos contratado música en directo, es importante que calculéis con el oficiante/cura el tiempo que va a durar la ceremonia.
¿Dónde se van a situar los músicos? ¿Necesitan sillas, alargador…? ¿Qué necesidades van a tener? Sobre todo si la ceremonia es un jardín exterior del lugar del banquete es importante que le preguntéis a los músicos estos detalles para que podáis comentar las necesidades que van a tener con el gestor de eventos del lugar y que no haya imprevistos de última hora.
¿Quién se encarga de ponerle el micro al oficiante? ¿A qué hora llegará la floristería a decorar?
Después de la ceremonia es el momento perfecto para hacer las fotos de grupo. Tenés a todos vuestros familiares y amigos agrupados en un mismo lugar. Suele ser un poco caos, buscar a los primos, a los tíos y a los colegas para hacerse una foto.
TIP: Hacer una lista con vuestras fotos imprescindibles. Las que no pueden faltar. Esa lista se la dais tanto a los fotógrafos como a un familiar encargado. Así irá todo mucho más rápido y os aseguráis que no falte ninguna foto.
También es importante que tengáis claro donde cómo os tenéis que sentar y que haya un espacio habilitado para las damas de honor o para los niños de arras. Aquí podréis leer un post que he escrito hace algunas semanas sobre el protocolo de entrada y salida de la iglesia.
En la ceremonia habrá que coordinar los siguientes proveedores:
- Floristería / Decoración
- Fotógrafo y Vídeo
- Oficiante
- Músicos
- Lecturas
El cóctel
Una vez sepamos cuánto va a tardar la ceremonia, hayamos marcado el tiempo de fotos, arroz y saludos posterior y el desplazamiento (en caso de haberlo) al lugar del banquete fijaremos la hora del cóctel.
Es importante que cocina sepa a que hora irán llegando los invitados para que los aperitivos estén en su punto y en el mejor estado. Si existe desplazamiento entre la ceremonia y el lugar del banquete podéis dejar a un familiar encargado de llamar cuando salgáis hacia allí.
Si el banquete va a tener lugar en un sitio con jardín os aconsejo que hagáis las fotos de pareja allí mismo. Eso os permitirá pasar, con vuestros invitados, parte del cóctel. Seguramente os apetezca poder disfrutar de todos los momentos y no perderos nada.
No paséis más de 20 minutos con las fotos. Después tendréis más tiempo en la postboda. El día de vuestra boda es momento de compartir el día con vuestros familiares y amigos.
En este enlace tenéis las ventajas de la preboda y/o postboda.
El Banquete
Aquí dependiendo el menú elegido tendremos que preguntar cuánto tiempo tardaréis en comer / cenar. No sólo debemos de tener en cuenta el menú, si no que también los detalles que tenemos planeados antes de empezar el baile.
Por ejemplo: Discursos, entrega novios, entrega ramo, detalles especiales a padres/madres/amigos, detalles invitados, si queremos hacer algún juego entre plato y plato…
Tenéis que tener en cuenta que aquí entra en juego toda una cadena de cocina y sala. Es decir, es muy importante que tanto el jefe de cocina como el jefe de sala tengan conocimiento de todo lo que vayáis a hacer. Así podrán marcar los tiempos y la comida saldrá en su punto. Dejaros asesorar siempre por los profesionales, os dirán cuándo es el momento perfecto para hacer cualquier tipo de entrega.
¿Cuántas parejas de novios vais a entregar?
¿El ramo lo vais a lanzar o a entregar?
¿Hay ramos a mayores?
¿Algún tipo de juego que queráis introducir entre plato y plato?
Apuntarlo todo para exponerlo en vuestras reuniones con los respectivos proveedores y que no haya ningún contratiempo.
Animación infantil
Si habéis contratado el servicio de animación infantil tendréis que coordinar con ellos también la hora de llegada. Lo mismo con los hinchables, es importante que aviséis en el lugar del banquete que pondréis hinchables para ver previamente donde se van a poder colocar, si hay toma de corriente, si se precisa alargador y demás.
No dejéis nunca de lado el plan B en caso de lluvia. Es importante también fijar una zona de juegos interior en caso de que no vayan a poder hacer la animación en el jardín.
La fiesta
Para que vuestra boda sea un éxito tampoco debéis dejar al azar el momento del baile. Si tenéis contratado algún proveedor para este momento como puede ser un fotomatón, una barra de cócteles, una estación de perritos calientes… tendréis que coordinar también con ellos el horario. Muchas de estas empresas marcan unas horas de servicio, generalmente entre dos y tres horas. Si no les indicáis una hora lo más exacta posible corréis el riesgo que de finalmente estén menos tiempo trabajando. No os alarméis. Suelen ser comprensivos y tener un margen, pero no podemos tener esperándo durante una hora y después pretender que cumplan con las horas completas que hemos contratado.
Si tenemos claro a que hora comenzará el baile y las horas que hemos fijado de fiesta podremos gestionar con la empresa de autobuses el regreso de los autocares. Lo habitual es que se contraten dos regresos. El primero saldrá una vez comenzado el baile, para la gente más mayor. El segundo será a fin de fiesta.
Aquí os dejo un link al post de cómo elegir el dj de vuestra boda
Coordinación día de la boda
No dejéis la coordinación del día al azar. Es una de las cosas más importantes para que vuestra boda sea un éxito. Lleváis mucho tiempo soñando con ese momento, preparándolo todo con mucha ilusión, cuidando hasta el mínimo detalle. Creedme si os digo que una buena coordinación es la clave del éxito de vuestra boda.
Tip: Dejar un teléfono de emergencia de un familiar a todos los proveedores. Ese día no estáis muy pendientes del móvil y si surge algún imprevisto es importante que os puedan localizar.
Si queréis que os ayude en la coordinación del día de vuestra boda no dudéis en poneros en contacto conmigo. Juntas elaboraremos un planning perfecto para que todo vaya sobre ruedas.
Y por último
Tenemos la lámina de la #consejofamily, con la frase “Te volvería a decir que sí un millón de veces más”. No dudes en descargarla en este enlace, formar parte de la #consejofamily y enterarte de todas las novedades del blog. Si subes una foto a las redes utiliza el hashtag #laminadelconsejo para poder verla :). Me hará mucha ilusión.
Si eres una novia o una empresa y quieres publicar una boda en el blog, aportar tu experiencia sobre un tema bodil o simplemente quieres comentarme algo o necesitas ayuda con tu boda, no dudes en ponerte en contacto conmigo aquí.
El próximo lunes volveré con más consejos e ideas para vuestra boda, mientras tanto podéis seguirme la pista por mis redes sociales 😉 ( Faceboook / Instagram )
Un beso,
Silvia L.
Me ha encantado como siempre. Muchas gracias por tus consejos que cada lunes ayudará a muchas novias. 😘
Me alegra que te haya servido! Un beso y feliz semana 😘